Raportul de maturitate digitală
Indexul arată ce vede cetățeanul pe site. Raportul arată de ce arată așa și ce poate schimba instituția în următorii doi ani.
Raportul e pentru conducerea unei primării sau a unei instituții publice care vrea să știe unde se află, înainte de o strategie, de o cerere de finanțare sau de un proiect de digitalizare.
Furnizor: CSLDI, Centrul de Strategie, Leadership și Dezvoltare Inteligentă al FSPAC, Universitatea Babeș-Bolyai.
Ce vede indexul și ce nu vede
Ce vede: site-ul
Indexul de pe orase-digitale.ro evaluează site-ul oficial pe 46 de indicatori, în cinci categorii: ergonomie, conținut, servicii online, participare, securitate și confidențialitate. Fiecare oraș are trei măsurători, din 2020, 2023 și 2026, și se compară cu orașele de aceeași mărime.
E fundația raportului: punctul de plecare, comparabil și public.
Vezi cum stă primăria ta în index →Ce nu vede: restul instituției
Indexul măsoară prezența și calitatea serviciilor de pe site. Nu poate vedea dacă cetățenii le folosesc, ce sisteme lucrează în spatele ghișeului, cât de pregătiți sunt oamenii care le operează și ce proiecte sunt pe drum.
Pentru asta e nevoie de date din interiorul instituției.
Cinci straturi de date
Fiecare strat răspunde la o întrebare concretă despre instituție, de la ce vede cetățeanul până la ce urmează să se construiască.
-
01
Ce vede cetățeanul
Fundația: indexul Orașe Digitale
Scorul pe cele 46 de indicatori, traiectoria din 2020, 2023 și 2026, poziția față de orașele de aceeași mărime și categoriile care trag scorul în jos.
-
02
Ce folosește cetățeanul
Evidențele instituției, pe mai mulți ani
Câte plăți se fac online și câte la ghișeu, câte cereri vin pe fiecare canal, câte programări se fac online. Un serviciu care există, dar nu e folosit, e o investiție care nu se întoarce.
-
03
Ce se întâmplă în spate
Inventarul sistemelor din back-office
Registratura, arhiva, taxele și impozitele, starea civilă, urbanismul, contabilitatea: ce aplicații sunt folosite, cine le întreține, ce date schimbă între ele și unde încă se lucrează pe hârtie sau pe e-mail.
-
04
Oamenii
Chestionar pentru angajați, interviuri cu conducerea
Un chestionar anonim pentru toți angajații și interviuri cu conducerea și cu șefii de compartimente: ce competențe digitale există, ce instruire a avut loc, cine răspunde de site și de serviciile digitale, unde se blochează lucrurile.
-
05
Proiectele
În derulare și planificate
Ce proiecte de digitalizare sunt în curs sau pe drum, din ce surse sunt finanțate, ce probleme rezolvă și dacă se leagă între ele sau de o strategie.
Cum lucrăm
Durate orientative, pentru o primărie de oraș
- Săptămâna 1
Discuția inițială
Stabilim ce vrea să afle instituția, cine e omul de contact și ce date există.
- Săptămânile 1–2
Analiza din afară și cererea de date
Analizez profilul din index și trimit lista de date despre utilizarea serviciilor și despre sisteme.
- Săptămânile 2–4
Chestionarul pentru angajați
Un chestionar anonim, online, de circa 15 minute, distribuit de instituție tuturor angajaților.
- Săptămânile 3–5
Interviurile
Discuții de aproximativ o oră cu conducerea și cu șefii compartimentelor care furnizează servicii.
- Săptămânile 5–7
Analiza și raportul
Pun cele cinci straturi împreună, stabilesc stadiul de maturitate și prioritățile.
- Săptămâna 8
Prezentarea
Rezultatele, în fața conducerii; la cerere, și în fața consiliului local.
Trei stadii de maturitate
Raportul plasează instituția pe o scară cu trei trepte. Fiecare treaptă cere alt fel de muncă, și niciuna nu e câștigată definitiv: un serviciu pe care nu-l mai întreții te coboară înapoi.
Servicii digitale
Servicii online care dublează ghișeul: plăți, cereri, programări. Câștiguri rapide, fără schimbări mari în interior.
Procese digitale
Procesele interne sunt auditate și reproiectate, bazele de date se leagă între ele, munca repetitivă se automatizează, datele ajung în decizii.
Instituția digitală
Digitalul e modul implicit de lucru. Serviciile pornesc de la nevoile oamenilor, datele sunt deschise, participarea face parte din decizie.
Ce primește instituția
- Raportul complet, cu analiza celor cinci straturi și stadiul de maturitate
- Un sumar executiv de două pagini, pentru conducere și consiliul local
- O foaie de parcurs pe 24 de luni, cu priorități și indicatori
- Prezentarea rezultatelor, în fața conducerii
Ce cer instituției
- Un om de contact în instituție
- Acces la evidențele despre utilizarea serviciilor și despre sisteme
- Distribuirea chestionarului către angajați
- Timp pentru interviuri, din partea conducerii și a șefilor de compartimente
Un municipiu de 25.000 de locuitori
De pe locul 16 pe locul 79 în trei ani, cu 82% dintre plăți încă făcute în numerar. Sumarul executiv arată de ce și ce se poate face în doi ani.
Exemplul pornește de la datele reale ale unui municipiu, modificate ușor ca orașul să nu poată fi recunoscut, și completate cu date simulate pentru straturile care cer acces în instituție.
Întrebări
Este raportul public?
Instituția decide. Datele din index sunt publice; restul datelor și raportul rămân ale instituției.
Cât costă?
Depinde de mărimea instituției și de câte straturi de date intră în evaluare. După discuția inițială primești o ofertă fixă; valoarea se încadrează în pragul de achiziție directă.
Poate fi finanțat din fonduri europene?
Dacă instituția are un proiect de digitalizare în derulare sau în pregătire, discutăm la prima întâlnire dacă evaluarea poate intra în el ca activitate eligibilă.
Cine face evaluarea?
Eu, ca membru al CSLDI. Pornesc de la metodologia indexului Orașe Digitale, pe care o aplicăm din 2020, împreună cu Ioana Nisioi, tuturor celor 325 de orașe din România.
Raportul schimbă scorul orașului în index?
Nu. Indexul se calculează la fel pentru toate orașele, doar din ce se vede public pe site, iar datele din raport nu intră în calcul. O instituție care cere raportul nu primește nimic în plus în index.